Onkostennota's in een vennootschap: wat echt aftrekbaar is in 2026

De onkostennota is het kleinste boekhouddocument van de vennootschap, en dat met de meeste fouten. Een verloren ticket, onterecht gerecupereerde btw, een terugbetaling zonder stuk: kleine lekken die u bij controle cash betaalt. Dit zijn de regels voor 2026, zonder jargon.

Het principe: de vennootschap betaalt terug wat haar toekomt

Wanneer de bedrijfsleider of een medewerker een beroepskost voorschiet, parking, klantenlunch, kleine aankoop, is de terugbetaling geen inkomen maar een teruggave van kosten eigen aan de werkgever. Geen belasting, geen RSZ, op één niet-onderhandelbare voorwaarde: de uitgave is echt, professioneel en gedocumenteerd.

De aftrekpercentages die u moet kennen

• Restaurantkosten: aftrekbaar aan 69 %, en de btw is in principe niet recupereerbaar.
• Receptiekosten (klantenevents, openingen): aftrekbaar aan 50 %.
• Relatiegeschenken: aftrekbaar aan 50 %; btw recupereerbaar onder 50 € exclusief btw per begunstigde per jaar.
• Klein materiaal, benodigdheden, parking, documentatie: 100 % aftrekbaar op stuk.
• Verkeersboetes: nooit aftrekbaar, ook niet op verplaatsing.
• Gewone kledij: niet aftrekbaar; alleen specifieke werkkledij telt.

Ticket of factuur? De vraag van 21 %

Het onderscheid dat velen pas bij controle ontdekken: een kassaticket kan volstaan voor de belastingaftrek, maar niet voor de btw. Btw recupereren vereist een factuur op naam van de vennootschap, vereenvoudigd mag voor kleine bedragen, anoniem niet. Simpele reflex: zodra het bedrag ernstig wordt, vraag de factuur aan de kassa. Die reist dan ook netjes via Peppol als de leverancier Belgisch is.

Het circuit van een propere onkostennota

• Onmiddellijk vastleggen: de foto van het ticket op het moment dat het bestaat, niet drie weken later, verfrommeld en onleesbaar.
• Motiveren: datum, professioneel doel, deelnemers bij een maaltijd. Twee regels volstaan, maar ze moeten er zijn.
• Terugbetalen aan werkelijke kost of officieel forfait: nooit een rond bedrag « uit de losse pols », de kortste weg naar herkwalificatie als loon.
• Vermelden op de fiscale fiche: terugbetalingen van eigen kosten horen op de jaarlijkse fiche.

Waar Factmate het verschil maakt

De zwakke schakel van de onkostennota is niet de fiscale regel, maar de inzameling. Het ticket leeft in een broekzak, de factuur in een mailbox, en alles komt in bulk bij de boekhouder, of komt niet. Met Factmate vertrekt de foto in WhatsApp op het moment dat de uitgave bestaat: gelezen, geklasseerd, doorgestuurd naar uw boekhouder met datum en motief. De onkostennota is geen eindemaandkarwei meer.

Veelgestelde vragen

Volstaat een kassaticket om een uitgave af te trekken?

Voor de aftrek in de inkomstenbelasting volstaat een leesbaar, gedateerd ticket meestal als het professionele verband vaststaat. Om de btw te recupereren is in principe een factuur op naam van de vennootschap nodig, een vereenvoudigde factuur kan voor kleine bedragen, een anoniem kassaticket niet.

Zijn restaurantkosten volledig aftrekbaar?

Nee: 69 % in de inkomstenbelasting, en de btw op restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar. De klassieke uitzondering: kosten voor het personeel bij welbepaalde evenementen.

En relatiegeschenken?

Aftrekbaar aan 50 %. De btw is recupereerbaar als het geschenk minder dan 50 € exclusief btw per begunstigde per jaar kost.

Wat als ik het bewijsstuk verlies?

Zonder stuk riskeert de uitgave verwerping bij controle: niet aftrekbaar, btw terug te storten, en in ernstige gevallen een bijzondere aanslag geheime commissielonen. De foto op het moment van de uitgave is de beste verzekering.

Mag de bedrijfsleider voorgeschoten kosten terugvorderen?

Ja, via een gedocumenteerde onkostennota: de vennootschap betaalt belastingvrij terug wat werkelijk haar kosten zijn. De winnende trio: origineel stuk, professioneel motief, terugbetaling aan werkelijke kost of officieel forfait.