Factmate en Exact Online: de digitale brievenbus
Exact Online is in België een vaste waarde bij kantoren en kmo's. Om facturen binnen te krijgen zonder ze in te typen, gebruikt het een digitale brievenbus: een mailadres dat aan een administratie gekoppeld is.
Hoe Exact Online facturen ontvangt
Een digitale brievenbus maakt u aan in Exact Online en koppelt u aan één administratie. Documenten die naar dat adres gaan, komen in die administratie terecht, klaar voor verwerking.
Per administratie kunnen er meerdere brievenbussen zijn, bijvoorbeeld per documentsoort. Het kantoor bepaalt hoe het dat organiseert en geeft u het adres.
Waar het vaak misloopt: toegelaten afzenders
Exact Online aanvaardt niet zomaar elke mail. Per brievenbus en per documentsoort staat een lijst met toegelaten afzenders. Komt een mail van een adres dat niet op die lijst staat, dan komt het document niet binnen.
Voor de eerste zending voegt het kantoor daarom het verzendadres van Factmate toe aan de toegelaten afzenders. Dat adres geven wij bij de opstart. Eenmaal gedaan, hoeft er niets meer te gebeuren.
Wat Factmate doet
Factmate is de voorbereidende eerstelijn van de kmo, in WhatsApp. De zaakvoerder fotografeert een factuur of stuurt zijn mailfacturen door. Factmate leest leverancier, bedrag en btw uit, controleert het btw-nummer, klasseert volgens het Belgische rekeningstelsel en vraagt na wanneer een stuk ontbreekt.
Het afgewerkte stuk gaat naar de digitale brievenbus van de administratie, vanaf een adres dat het kantoor heeft toegelaten.
Zo zet u het op
- Het kantoor geeft het brievenbusadres. Een per administratie, of een per documentsoort als het dat verkiest.
- Het kantoor laat de afzender Factmate toe. Eenmalig, in de instellingen van de brievenbus.
- De kmo installeert niets. Alles gebeurt in WhatsApp.
Factmate vervangt Exact niet
Factmate is geen wederverkoper of officiële partner van Exact. Factmate haalt de stukken op en leest ze uit bij de klant, Exact Online voert de boekhouding bij het kantoor.
En de andere pakketten?
Overal hetzelfde principe: een ontvangstadres per dossier. Bij Clearfacts volgt het uit het ondernemingsnummer, bij Yuki eindigt het op @yukiworks.be, bij Horus krijgt u het van het kantoor.
Werkt uw kantoor met Exact Online?
Stuur ons een van uw dossiers. Wij tellen de ontbrekende stukken en bezorgen u het overzicht schriftelijk, binnen een werkdag.