Factmate et Exact Online : la boîte aux lettres numérique
Exact Online est utilisé par de nombreux cabinets et PME en Belgique. Pour y faire entrer des factures sans les encoder, il prévoit une boîte aux lettres numérique : une adresse e-mail liée à une administration.
Comment Exact Online reçoit les factures
La boîte aux lettres numérique se crée dans Exact Online et se rattache à une seule administration. Les documents envoyés à cette adresse arrivent dans l'administration, prêts à être traités.
Une administration peut avoir plusieurs boîtes, selon le type de document. Le cabinet décide de l'organisation et vous donne l'adresse à utiliser.
Le point qui bloque souvent : l'expéditeur autorisé
Exact Online n'accepte pas les documents de n'importe qui. Pour chaque boîte et chaque type de document, on définit une liste d'expéditeurs autorisés. Un mail venant d'une adresse absente de cette liste n'entre pas.
Avant le premier envoi, le cabinet ajoute donc l'adresse d'envoi de Factmate aux expéditeurs autorisés de la boîte. On la lui communique à l'ouverture du dossier. Une fois fait, il n'y a plus à y revenir.
Ce que fait Factmate
Factmate est la première ligne pré-comptable de la PME, dans WhatsApp. Le dirigeant envoie la photo d'une facture ou transfère celles qu'il reçoit par mail. Factmate lit le fournisseur, le montant et la TVA, contrôle le numéro de TVA, classe selon le plan comptable belge et relance quand une pièce manque.
La pièce prête part vers la boîte aux lettres numérique de l'administration, depuis une adresse que le cabinet a autorisée.
Mise en route
- Le cabinet donne l'adresse de la boîte. Une par administration, ou une par type de document s'il le préfère.
- Le cabinet autorise l'expéditeur Factmate. Une seule fois, dans les paramètres de la boîte.
- La PME n'installe rien. Tout se passe dans WhatsApp.
Factmate ne remplace pas Exact
Factmate n'est ni revendeur ni partenaire officiel d'Exact. Factmate récupère et lit les pièces chez le client, Exact Online tient la comptabilité chez le cabinet.
Les autres logiciels
Même principe partout, une adresse de réception par dossier. Chez ClearFacts, elle se déduit du numéro d'entreprise. Chez Yuki, elle se termine par @yukiworks.be. Chez Horus, le cabinet la communique.
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