Confidentialité & RGPD

Vos données, nos règles du jeu.

Factmate traite des documents comptables, c'est-à-dire des données qui méritent mieux qu'une page légale illisible. Voici, en clair, ce que nous collectons, pourquoi, avec qui, et vos droits. Dernière mise à jour : 17 août 2026.

Responsable de traitement

Le service Factmate est édité par FLS Windows SRL, société de droit belge (BCE 0507.983.456), Jauchelette, Belgique. Pour toute question relative à vos données : admin@factmateai.com.

Ce que nous traitons, et pourquoi

Données d'identification de votre société (dénomination, BCE/TVA, adresse, IBAN, coordonnées de contact), pour créer et gérer votre dossier, émettre vos documents et assurer la conformité Peppol. Base légale : exécution du contrat.
Pièces comptables (factures, tickets, reçus, relevés) que vous envoyez par WhatsApp ou par e-mail, pour les lire, les classer et les transmettre à votre comptable. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables légales.
Messages et métadonnées de conversation (numéro WhatsApp, horodatages), pour faire fonctionner le service et sécuriser les échanges. Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime (sécurité).

Nous ne vendons aucune donnée. Nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Vos pièces ne sont visibles que par vous et votre comptable ; chaque société est strictement cloisonnée.

Nos sous-traitants

Pour fonctionner, Factmate s'appuie sur des prestataires techniques soigneusement choisis, liés par des accords de traitement de données (DPA) conformes au RGPD :

Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business)

Canal de conversation : réception de vos photos, PDF et messages, envoi des confirmations.

Hébergement : Irlande (UE)

Mailgun. Sinch

Réception des factures envoyées à votre adresse e-mail dédiée (inbox universelle).

Hébergement : Région Europe (UE)

Supabase

Base de données : dossiers, sociétés, pièces comptables et journaux.

Hébergement : Londres, Royaume-Uni (décision d'adéquation UE)

Anthropic

Lecture automatique des documents (extraction des montants, TVA et classement comptable).

Hébergement : États-Unis (clauses contractuelles types)

Google (Drive)

Archivage de vos pièces dans votre propre espace documentaire.

Hébergement : UE / États-Unis (EU-US Data Privacy Framework)

n8n Cloud

Orchestration des traitements (acheminement des documents entre les services).

Hébergement : Francfort, Allemagne (UE)

Netlify

Hébergement de ce site web.

Hébergement : États-Unis / CDN mondial (EU-US Data Privacy Framework)

Les transferts hors Union européenne s'appuient sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types (SCC).

Durées de conservation

Les pièces comptables sont conservées pendant la durée de votre abonnement, puis selon les délais légaux belges applicables aux documents comptables (en principe 10 ans à compter de l'exercice concerné) lorsque la loi l'exige. À la clôture de votre dossier, les données non soumises à une obligation de conservation sont supprimées dans un délai de 30 jours.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données personnelles. Écrivez à admin@factmateai.com nous répondons sous 30 jours. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (autoriteprotectiondonnees.be).