Vos données, nos règles du jeu.

Responsable de traitement

Le service Factmate est édité par FLS Windows SRL, société de droit belge (BCE 0507.983.456), Jauchelette, Belgique. Pour toute question relative à vos données : admin@factmateai.com.

Ce que nous traitons, et pourquoi

• Données d'identification de votre société (dénomination, BCE/TVA, adresse, IBAN, coordonnées de contact), pour créer et gérer votre dossier, émettre vos documents et assurer la conformité Peppol. Base légale : exécution du contrat.
• Pièces comptables (factures, tickets, reçus, relevés) que vous envoyez par WhatsApp ou par e-mail, pour les lire, les classer et les transmettre à votre comptable. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables légales.
• Messages et métadonnées de conversation (numéro WhatsApp, horodatages), pour faire fonctionner le service et sécuriser les échanges. Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime (sécurité).

Nous ne vendons aucune donnée. Nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Vos pièces ne sont visibles que par vous et votre comptable ; chaque société est strictement cloisonnée.

Formulaires Facebook et Instagram

Lorsque vous demandez notre guide gratuit depuis un formulaire affiché sur Facebook ou Instagram, Factmate (FLS Windows SRL) est responsable du traitement des données que vous y saisissez. Nous recevons votre prénom, votre adresse e-mail et votre réponse à la question « Votre situation ». Nous les utilisons pour vous envoyer le guide et la série de conseils par e-mail, et pour rien d'autre. Ce traitement repose sur votre consentement, que vous donnez en cochant la case du formulaire. Nous conservons ces données jusqu'à votre désinscription, et au plus tard trois ans après notre dernier échange. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, par le lien de désinscription présent dans chaque e-mail ou en écrivant à admin@factmateai.com.

Nos sous-traitants

Pour fonctionner, Factmate s'appuie sur des prestataires techniques soigneusement choisis, liés par des accords de traitement de données (DPA) conformes au RGPD :

Les transferts hors Union européenne s'appuient sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur les clauses contractuelles types (SCC).

Durées de conservation

Les pièces comptables sont conservées pendant la durée de votre abonnement, puis selon les délais légaux belges applicables aux documents comptables (en principe 10 ans à compter de l'exercice concerné) lorsque la loi l'exige. À la clôture de votre dossier, les données non soumises à une obligation de conservation sont supprimées dans un délai de 30 jours.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données personnelles. Écrivez à admin@factmateai.com nous répondons sous 30 jours. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (autoriteprotectiondonnees.be).

Formulaires du site et e-mails de conseils

Lorsque vous demandez le guide ou candidatez au pilote sur ce site, nous utilisons votre prénom, votre adresse e-mail et les informations saisies pour répondre à votre demande. Base légale : mesures prises à votre demande avant un éventuel contrat.

Les conseils par e-mail ne vous sont envoyés que si vous avez coché la case prévue pour cela. Base légale : votre consentement, dont nous conservons la date et le texte comme preuve. Chaque message contient un lien de désinscription, qui prend effet immédiatement. Vous pouvez vous réabonner depuis la même page. Ces données sont conservées jusqu'à votre désinscription, et au plus tard trois ans après notre dernier échange.

Cookies et services liés au site

Ce site ne dépose aucun cookie publicitaire sans votre accord. Avec votre accord, le pixel Meta mesure l'effet de nos publicités. La mesure d'audience est assurée par Plausible (Union européenne), sans cookie et sans donnée personnelle. Les formulaires sont protégés contre les robots par Cloudflare Turnstile. L'agenda de réservation Cal.com ne se charge qu'avec votre accord. Les e-mails partent de notre messagerie hébergée chez OVH (France). Le détail et la gestion de vos choix se trouvent sur la page Cookies.