Factmate et Yuki : les factures arrivent à l'adresse @yukiworks.be
Yuki est un logiciel comptable en ligne du groupe Visma, très répandu chez les cabinets en Flandre et à Bruxelles. Pour y faire entrer une facture, la voie la plus simple est l'e-mail. Encore faut-il connaître la bonne adresse.
L'adresse de réception d'une administration Yuki
Chaque administration a sa propre adresse. Elle est formée du nom de l'administration suivi de @yukiworks.be. Une facture envoyée à cette adresse entre dans le flux de travail de Yuki, qui la traite, parfois jusqu'à la comptabiliser directement.
L'adresse se retrouve dans Yuki, sous « Mijn domein ». Elle peut être modifiée dans le profil de la société, sans tiret ni point. Si vous n'avez pas accès au domaine, votre cabinet vous la donne.
Le piège de l'adresse mijn.
Yuki prévoit une seconde adresse qui commence par mijn., destinée aux documents non financiers : contrats d'assurance, offres, courriers. Ces documents vont dans le dossier « Zelf te ordenen » et ne sont pas traités comme des factures.
Une facture envoyée là ne sera donc pas comptabilisée. Pour Factmate, c'est toujours l'adresse principale de l'administration, jamais l'adresse mijn.
Ce que fait Factmate
Factmate est la première ligne pré-comptable de la PME, dans WhatsApp. Le dirigeant envoie la photo d'une facture ou transfère celles qu'il reçoit par mail. Factmate lit le fournisseur, le montant et la TVA, contrôle le numéro de TVA, classe selon le plan comptable belge et relance quand une pièce manque.
La pièce prête part ensuite vers l'adresse @yukiworks.be de l'administration. Le cabinet la retrouve dans Yuki comme n'importe quel document reçu par e-mail.
Mise en route
- Une adresse par administration. C'est la seule information dont Factmate a besoin pour livrer dans Yuki.
- Rien à installer chez la PME. Le dirigeant reste dans WhatsApp, l'application qu'il ouvre déjà vingt fois par jour.
- Rien à configurer dans Yuki. Les pièces arrivent par la voie e-mail que Yuki prévoit pour tous ses dossiers.
Factmate ne remplace pas Yuki
Factmate n'est ni revendeur ni partenaire officiel de Visma Yuki. Les deux outils ne font pas le même travail : Factmate récupère et lit les pièces chez le client, Yuki tient la comptabilité chez le cabinet.
Les autres logiciels
Le principe est le même partout : une adresse de réception par dossier. Seule la façon de l'obtenir change. Chez ClearFacts, elle se déduit du numéro d'entreprise. Chez Horus, le cabinet la communique. Chez Exact Online, l'expéditeur doit être autorisé.
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