Conditions générales de vente

1. Identité du prestataire

Le service Factmate AI est édité et exploité par FLS Windows SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0507.983.456, ci-après « Factmate ».

Contact : admin@factmateai.com
Site : factmateai.com

2. Objet

Les présentes conditions régissent la fourniture du service Factmate, accessible principalement par WhatsApp, qui permet à un client professionnel d'envoyer ses pièces justificatives, de les faire lire automatiquement, de les faire classer, et de les faire parvenir au logiciel comptable de son cabinet ou de son choix.

Toute souscription emporte acceptation sans réserve des présentes conditions. Elles prévalent sur les conditions d'achat du client, sauf accord écrit contraire.

3. Description du service

• Réception de pièces par WhatsApp, par courrier électronique et, le cas échéant, par le réseau Peppol.
• Lecture automatisée des documents et extraction des données utiles.
• Classement par société, par nature de pièce et par période.
• Constitution d'un répertoire fournisseurs et d'un registre des pièces manquantes.
• Transmission des pièces vers l'adresse de réception du logiciel comptable désigné par le client.

Le périmètre exact des fonctionnalités évolue. Factmate peut ajouter, modifier ou retirer une fonctionnalité, sans que cela réduise substantiellement l'utilité du service pour le client.

4. Souscription et durée

La souscription s'effectue en ligne. Le dossier client est créé après enregistrement du premier paiement. Aucun dossier n'est ouvert sans paiement préalable, hors phase pilote décrite à l'article 6.

L'abonnement est mensuel, sans durée d'engagement. Il se renouvelle par tacite reconduction à chaque échéance, jusqu'à résiliation par l'une des parties. Le client peut résilier à tout moment, avec effet à la fin de la période en cours. Les montants déjà réglés pour la période en cours restent dus.

5. Prix et paiement

• Tarif public : 49 € hors TVA par mois et par société.
• Tarif via cabinet partenaire : 39 € hors TVA par mois et par société.
• Des options facturées en supplément peuvent s'ajouter, notamment la récupération automatique des extraits bancaires. Leur prix est indiqué avant souscription.

Les prix s'entendent hors TVA. La TVA belge s'applique selon les règles en vigueur. Les paiements sont traités par un prestataire de paiement externe, Factmate ne conserve aucune donnée de carte.

En cas de défaut de paiement, Factmate peut suspendre l'accès au service après une mise en demeure restée sans effet pendant sept jours calendrier. Les intérêts et l'indemnité forfaitaire prévus par la législation belge relative au retard de paiement dans les transactions commerciales sont applicables de plein droit.

6. Phase pilote

Factmate peut ouvrir un dossier en phase pilote, à titre gratuit, pour une durée déterminée annoncée au client. La phase pilote ne donne lieu à aucune facturation et ne fait l'objet d'aucun engagement de disponibilité ni de résultat. Elle peut être interrompue par l'une ou l'autre partie à tout moment, sans motif ni indemnité. À son terme, la poursuite du service suppose une souscription payante.

7. Obligations du client

• Fournir des informations exactes lors de l'ouverture du dossier, en particulier le numéro d'entreprise, le numéro de téléphone et l'adresse de réception du logiciel comptable.
• N'utiliser le service que pour des pièces dont il a le droit de disposer.
• Contrôler les données extraites et le classement effectué avant tout usage comptable ou fiscal.
• Conserver ses propres originaux, conformément à ses obligations légales de conservation.
• Préserver la confidentialité de ses accès et signaler sans délai tout usage non autorisé.

8. Disponibilité et maintenance

Factmate met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la continuité du service. Aucun taux de disponibilité n'est garanti. Le service dépend de prestataires tiers, notamment de la messagerie WhatsApp, dont l'indisponibilité ne peut être imputée à Factmate.

Des interruptions pour maintenance peuvent survenir. Factmate les annonce lorsqu'elles sont planifiées et qu'elles excèdent une durée significative.

9. Nature du service et responsabilité du client

Factmate est un outil de pré-comptabilité. Il n'établit pas d'écritures comptables, ne produit pas de déclaration fiscale et ne délivre aucun conseil comptable, fiscal ou juridique. Il ne se substitue pas à l'expert-comptable ou au conseil fiscal du client.

La lecture automatisée des documents repose sur des traitements automatiques qui peuvent produire des résultats incomplets ou erronés. Le client demeure seul responsable de l'exactitude de sa comptabilité, du contrôle des pièces et du respect de ses obligations légales.

10. Limitation de responsabilité

La responsabilité de Factmate est limitée aux dommages directs prouvés et plafonnée au montant total hors TVA effectivement payé par le client au cours des douze mois précédant le fait générateur. En phase pilote, aucune indemnité n'est due.

Sont exclus les dommages indirects, notamment la perte de bénéfice, la perte de clientèle, la perte de données imputable au client, les amendes et majorations fiscales, ainsi que les conséquences d'une pièce non transmise ou mal classée que le client n'a pas contrôlée.

Aucune limitation ne s'applique en cas de dol, de faute lourde, ou d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique.

11. Propriété intellectuelle

Factmate conserve l'ensemble des droits sur le service, son code, ses interfaces, ses modèles et sa marque. Aucune cession n'est consentie au client, qui dispose d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable, pour la durée de son abonnement.

Le client conserve la propriété des documents et des données qu'il transmet.

12. Données à caractère personnel

Dans le cadre du service, Factmate agit comme sous-traitant du client au sens du Règlement général sur la protection des données. Les modalités figurent à l'annexe 1 des présentes, qui vaut accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD.

Les traitements pour lesquels Factmate agit comme responsable, notamment la gestion de la relation commerciale, sont décrits dans la politique de confidentialité.

13. Confidentialité

Chaque partie s'engage à ne pas divulguer les informations confidentielles de l'autre, pendant la durée du contrat et pendant trois ans après son terme. Cet engagement ne couvre pas les informations publiques, ni celles dont la divulgation est imposée par une autorité compétente.

14. Modification des conditions

Factmate peut modifier les présentes conditions. Toute modification substantielle est notifiée au client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le client qui refuse la modification peut résilier sans frais avant cette date.

15. Cession

Factmate peut céder le contrat, en tout ou en partie, à toute société liée, à toute entité créée dans le cadre d'une réorganisation de son activité, ou à un tiers dans le cadre d'une cession d'activité ou de fonds de commerce. Le client en est informé. Cette cession n'affecte ni le prix, ni le niveau de service, ni les engagements pris en matière de protection des données.

16. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement échappant à son contrôle raisonnable, notamment une panne généralisée d'un réseau, une défaillance durable d'un fournisseur essentiel ou une décision d'autorité.

17. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. À défaut de règlement amiable, les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire du Brabant wallon.

---

Annexe 1 : accord de traitement des données (article 28 RGPD)

1. Rôles

Le client agit comme responsable du traitement. Factmate agit comme sous-traitant et ne traite les données que sur instruction documentée du client, l'usage du service valant instruction.

2. Objet, durée, nature et finalité

Le traitement a pour objet la réception, la lecture automatisée, le classement, la conservation temporaire et la transmission de pièces justificatives vers le logiciel comptable désigné. Il dure le temps de l'abonnement, augmenté des délais de suppression prévus au point 8.

3. Catégories de données et de personnes concernées

• Données d'identification et de contact figurant sur les pièces : nom, raison sociale, adresse, numéro de TVA, adresse électronique, numéro de téléphone.
• Données de transaction : montants, dates, références, coordonnées bancaires figurant sur les documents.
• Données de connexion et d'usage du service, y compris le numéro de téléphone utilisé sur WhatsApp.
• Personnes concernées : dirigeants, collaborateurs, fournisseurs et clients de l'entreprise cliente.

Le client s'abstient de transmettre des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD. Si de telles données figurent malgré tout sur une pièce, elles sont traitées comme le reste du document, sans traitement spécifique.

4. Sécurité

• Chiffrement des données en transit et au repos.
• Cloisonnement strict par client, contrôlé à chaque accès aux données.
• Accès limité aux seules personnes qui en ont besoin, sous engagement de confidentialité.
• Journalisation des traitements automatisés.
• Sauvegardes régulières et procédure de restauration.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le client autorise le recours aux sous-traitants suivants :

Factmate informe le client de tout ajout ou remplacement de sous-traitant au moins trente jours à l'avance. Le client qui s'y oppose pour un motif sérieux tenant à la protection des données peut résilier sans frais.

6. Localisation des données et transferts

Les documents et les données applicatives sont hébergés au Royaume-Uni, dans la région de Londres, chez Supabase. Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, renouvelée le 19 décembre 2025 et valable jusqu'au 27 décembre 2031. Les transferts vers ce pays ne requièrent donc aucune garantie supplémentaire.

D'autres sous-traitants sont établis hors de l'Espace économique européen ou peuvent y transférer des données. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par des mesures techniques supplémentaires.

7. Assistance au client

Factmate assiste le client, dans la mesure du raisonnable, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, pour la sécurité des traitements, pour la notification des violations et pour toute analyse d'impact.

Toute violation de données susceptible d'engendrer un risque est notifiée au client sans retard injustifié et au plus tard quarante-huit heures après que Factmate en a pris connaissance, avec les éléments connus à ce stade.

8. Sort des données en fin de contrat

À la fin du contrat, le client dispose de trente jours pour demander la restitution de ses documents. Passé ce délai, les données sont supprimées dans les quatre-vingt-dix jours, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes sont purgées selon leur cycle de rotation.

9. Audit

Factmate met à disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28. Un audit sur place peut être organisé, au maximum une fois par an, moyennant un préavis de trente jours et aux frais du client.

---

Document contractuel de FLS Windows SRL. En cas de contradiction entre le corps des conditions et l'annexe, l'annexe prévaut pour ce qui concerne la protection des données.