1. Identiteit van de dienstverlener
De dienst Factmate AI wordt uitgegeven en geëxploiteerd door FLS Windows BV, besloten vennootschap naar Belgisch recht, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0507.983.456, hierna « Factmate ».
Contact: admin@factmateai.com
Website: factmateai.com
2. Voorwerp
Deze voorwaarden regelen de levering van de dienst Factmate, hoofdzakelijk toegankelijk via WhatsApp, waarmee een professionele klant zijn verantwoordingsstukken kan versturen, automatisch laat uitlezen, laat klasseren en laat doorsturen naar het boekhoudpakket van zijn kantoor of naar keuze.
Elke inschrijving houdt de onvoorwaardelijke aanvaarding van deze voorwaarden in. Zij hebben voorrang op de aankoopvoorwaarden van de klant, behoudens andersluidend schriftelijk akkoord.
3. Beschrijving van de dienst
- Ontvangst van stukken via WhatsApp, via e-mail en, in voorkomend geval, via het Peppol-netwerk.
- Automatische uitlezing van de documenten en extractie van de nuttige gegevens.
- Klassering per vennootschap, per aard van stuk en per periode.
- Opbouw van een leveranciersregister en van een register van ontbrekende stukken.
- Doorsturing van de stukken naar het ontvangstadres van het door de klant aangeduide boekhoudpakket.
De precieze omvang van de functionaliteiten evolueert. Factmate kan een functionaliteit toevoegen, wijzigen of verwijderen, zonder dat dit het nut van de dienst voor de klant wezenlijk vermindert.
4. Inschrijving en duur
De inschrijving gebeurt online. Het klantendossier wordt aangemaakt na registratie van de eerste betaling. Er wordt geen dossier geopend zonder voorafgaande betaling, behoudens de pilootfase beschreven in artikel 6.
Het abonnement is maandelijks, zonder minimumduur. Het wordt stilzwijgend verlengd op elke vervaldag, tot opzegging door een van de partijen. De klant kan op elk ogenblik opzeggen, met uitwerking op het einde van de lopende periode. De reeds betaalde bedragen voor de lopende periode blijven verschuldigd.
5. Prijs en betaling
- Publiek tarief: 49 € exclusief btw per maand en per vennootschap.
- Tarief via partnerkantoor: 39 € exclusief btw per maand en per vennootschap.
- Er kunnen bijkomend gefactureerde opties bijkomen, met name het automatisch ophalen van de bankuittreksels. De prijs wordt meegedeeld vóór de inschrijving.
De prijzen zijn exclusief btw. De Belgische btw is van toepassing volgens de geldende regels. De betalingen worden verwerkt door een externe betalingsdienstaanbieder, Factmate bewaart geen enkel kaartgegeven.
Bij niet-betaling kan Factmate de toegang tot de dienst opschorten na een ingebrekestelling die zeven kalenderdagen zonder gevolg is gebleven. De interesten en de forfaitaire vergoeding voorzien door de Belgische wetgeving inzake betalingsachterstand bij handelstransacties zijn van rechtswege verschuldigd.
6. Pilootfase
Factmate kan een dossier openen in pilootfase, kosteloos, voor een aan de klant meegedeelde bepaalde duur. De pilootfase geeft geen aanleiding tot facturatie en houdt geen enkele beschikbaarheids- of resultaatsverbintenis in. Zij kan door elk van beide partijen op elk ogenblik worden stopgezet, zonder motief en zonder vergoeding. Na afloop veronderstelt de voortzetting van de dienst een betalende inschrijving.
7. Verplichtingen van de klant
- Juiste inlichtingen verstrekken bij de opening van het dossier, in het bijzonder het ondernemingsnummer, het telefoonnummer en het ontvangstadres van het boekhoudpakket.
- De dienst enkel gebruiken voor stukken waarover hij het recht heeft te beschikken.
- De geëxtraheerde gegevens en de uitgevoerde klassering controleren vóór elk boekhoudkundig of fiscaal gebruik.
- Zijn eigen originelen bewaren, overeenkomstig zijn wettelijke bewaarplicht.
- De vertrouwelijkheid van zijn toegangen bewaren en elk ongeoorloofd gebruik onverwijld melden.
8. Beschikbaarheid en onderhoud
Factmate wendt de redelijke middelen aan om de continuïteit van de dienst te verzekeren. Er wordt geen beschikbaarheidsgraad gewaarborgd. De dienst is afhankelijk van derde dienstverleners, met name van de WhatsApp-berichtendienst, waarvan de onbeschikbaarheid niet aan Factmate kan worden toegerekend.
Onderbrekingen voor onderhoud kunnen zich voordoen. Factmate kondigt ze aan wanneer zij gepland zijn en een aanzienlijke duur overschrijden.
9. Aard van de dienst en verantwoordelijkheid van de klant
Factmate is een instrument voor pre-boekhouding. Het maakt geen boekingen op, stelt geen fiscale aangifte op en verleent geen enkel boekhoudkundig, fiscaal of juridisch advies. Het treedt niet in de plaats van de accountant of de belastingadviseur van de klant.
De automatische uitlezing van de documenten berust op automatische verwerkingen die onvolledige of foutieve resultaten kunnen opleveren. De klant blijft als enige verantwoordelijk voor de juistheid van zijn boekhouding, voor de controle van de stukken en voor de naleving van zijn wettelijke verplichtingen.
10. Beperking van aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Factmate is beperkt tot de bewezen rechtstreekse schade en begrensd tot het totale bedrag exclusief btw dat de klant daadwerkelijk heeft betaald tijdens de twaalf maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit. In de pilootfase is geen enkele vergoeding verschuldigd.
Uitgesloten zijn de onrechtstreekse schade, met name winstderving, verlies van cliënteel, gegevensverlies toerekenbaar aan de klant, fiscale boeten en verhogingen, alsook de gevolgen van een niet doorgestuurd of verkeerd geklasseerd stuk dat de klant niet heeft gecontroleerd.
Geen enkele beperking geldt in geval van bedrog, zware fout, of aantasting van het leven of de fysieke integriteit.
11. Intellectuele eigendom
Factmate behoudt alle rechten op de dienst, de code, de interfaces, de modellen en het merk. Er wordt geen enkele overdracht toegestaan aan de klant, die beschikt over een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van zijn abonnement.
De klant behoudt de eigendom van de documenten en gegevens die hij doorstuurt.
12. Persoonsgegevens
In het kader van de dienst treedt Factmate op als verwerker van de klant in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De modaliteiten zijn opgenomen in bijlage 1, die geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.
De verwerkingen waarvoor Factmate optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, met name het beheer van de commerciële relatie, worden beschreven in het privacybeleid.
13. Vertrouwelijkheid
Elke partij verbindt zich ertoe de vertrouwelijke informatie van de andere niet bekend te maken, tijdens de duur van de overeenkomst en gedurende drie jaar na het einde ervan. Deze verbintenis geldt niet voor publieke informatie, noch voor informatie waarvan de bekendmaking wordt opgelegd door een bevoegde overheid.
14. Wijziging van de voorwaarden
Factmate kan deze voorwaarden wijzigen. Elke wezenlijke wijziging wordt ten minste dertig dagen vóór de inwerkingtreding aan de klant meegedeeld. De klant die de wijziging weigert, kan kosteloos opzeggen vóór die datum.
15. Overdracht
Factmate kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan elke verbonden vennootschap, aan elke entiteit opgericht in het kader van een reorganisatie van haar activiteit, of aan een derde in het kader van een overdracht van activiteit of handelsfonds. De klant wordt hiervan ingelicht. Deze overdracht raakt noch de prijs, noch het dienstenniveau, noch de verbintenissen inzake gegevensbescherming.
16. Overmacht
Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming veroorzaakt door een gebeurtenis buiten haar redelijke controle, met name een algemene netwerkstoring, een duurzame tekortkoming van een essentiële leverancier of een overheidsbeslissing.
17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Bij gebrek aan minnelijke regeling behoren de geschillen tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Waals-Brabant.
Bijlage 1: verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG)
1. Rollen
De klant treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Factmate treedt op als verwerker en verwerkt de gegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de klant, waarbij het gebruik van de dienst als instructie geldt.
2. Voorwerp, duur, aard en doeleinde
De verwerking heeft tot voorwerp de ontvangst, de automatische uitlezing, de klassering, de tijdelijke bewaring en de doorsturing van verantwoordingsstukken naar het aangeduide boekhoudpakket. Zij duurt zolang het abonnement loopt, verlengd met de verwijderingstermijnen bepaald in punt 8.
3. Categorieën van gegevens en betrokkenen
- Identificatie- en contactgegevens die op de stukken voorkomen: naam, maatschappelijke benaming, adres, btw-nummer, e-mailadres, telefoonnummer.
- Transactiegegevens: bedragen, data, referenties, bankgegevens die op de documenten voorkomen.
- Verbindings- en gebruiksgegevens van de dienst, met inbegrip van het op WhatsApp gebruikte telefoonnummer.
- Betrokkenen: bestuurders, medewerkers, leveranciers en klanten van de klant-onderneming.
De klant onthoudt zich ervan bijzondere categorieën van gegevens in de zin van artikel 9 AVG door te sturen. Indien dergelijke gegevens toch op een stuk voorkomen, worden zij behandeld als de rest van het document, zonder specifieke verwerking.
4. Beveiliging
- Versleuteling van de gegevens tijdens het transport en in rust.
- Strikte afscherming per klant, gecontroleerd bij elke toegang tot de gegevens.
- Toegang beperkt tot de personen die deze nodig hebben, onder vertrouwelijkheidsverbintenis.
- Logging van de geautomatiseerde verwerkingen.
- Regelmatige back-ups en herstelprocedure.
5. Subverwerkers
De klant machtigt het beroep op de volgende subverwerkers:
| Subverwerker | Rol in de dienst |
|---|---|
| Meta Platforms Ireland | WhatsApp Business-berichtendienst, ontvangst en verzending van berichten |
| Supabase | Databank en opslag van de documenten, hosting in het Verenigd Koninkrijk, regio Londen |
| n8n | Uitvoering van de geautomatiseerde verwerkingen |
| Anthropic | Automatische uitlezing van de inhoud van de documenten |
| Sinch, Mailgun | Routering van de e-mails |
| Berichten- en opslagdiensten gebruikt door Factmate | |
| OVH | Domeinnaam en infrastructuurdiensten |
| Netlify | Hosting van de publieke website |
| Stripe | Verwerking van de betalingen |
| Maventa | Toegang tot het Peppol-netwerk |
| Codabox | Ophalen van de bankuittreksels, wanneer de optie is geactiveerd |
Factmate licht de klant ten minste dertig dagen vooraf in over elke toevoeging of vervanging van een subverwerker. De klant die zich hiertegen verzet om een ernstige reden inzake gegevensbescherming, kan kosteloos opzeggen.
6. Locatie van de gegevens en doorgiften
De documenten en de toepassingsgegevens worden gehost in het Verenigd Koninkrijk, in de regio Londen, bij Supabase. Het Verenigd Koninkrijk geniet een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, hernieuwd op 19 december 2025 en geldig tot 27 december 2031. Doorgiften naar dat land vereisen dus geen bijkomende waarborg.
Andere subverwerkers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of kunnen er gegevens naartoe doorgeven. Deze doorgiften worden omkaderd door de modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie, in voorkomend geval aangevuld met bijkomende technische maatregelen.
7. Bijstand aan de klant
Factmate staat de klant redelijkerwijs bij om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen, voor de beveiliging van de verwerkingen, voor de melding van inbreuken en voor elke gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
Elke gegevensinbreuk die een risico kan meebrengen, wordt zonder onredelijke vertraging aan de klant gemeld en uiterlijk achtenveertig uur nadat Factmate er kennis van heeft genomen, met de op dat ogenblik gekende elementen.
8. Lot van de gegevens bij het einde van de overeenkomst
Bij het einde van de overeenkomst beschikt de klant over dertig dagen om de teruggave van zijn documenten te vragen. Na die termijn worden de gegevens binnen negentig dagen verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplicht. De back-ups worden gewist volgens hun rotatiecyclus.
9. Audit
Factmate stelt de klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van artikel 28 aan te tonen. Een audit ter plaatse kan worden georganiseerd, maximaal eenmaal per jaar, mits een opzegtermijn van dertig dagen en op kosten van de klant.
Contractueel document van FLS Windows BV. Bij tegenstrijdigheid tussen de tekst van de voorwaarden en de bijlage, heeft de bijlage voorrang voor wat de gegevensbescherming betreft. Deze Nederlandstalige versie is een vertaling van de Franse versie. Bij verschil in interpretatie is de Franse versie doorslaggevend.