Privacy & GDPR

Uw gegevens, onze spelregels.

Factmate verwerkt boekhouddocumenten, gegevens die beter verdienen dan een onleesbare juridische pagina. Dit is, in klare taal, wat we verzamelen, waarom, met wie, en uw rechten. Laatste update: 17 augustus 2026.

Verwerkingsverantwoordelijke

De dienst Factmate wordt uitgegeven door FLS Windows SRL, vennootschap naar Belgisch recht (KBO 0507.983.456), Jauchelette, België. Voor elke vraag over uw gegevens: admin@factmateai.com.

Wat we verwerken, en waarom

Identificatiegegevens van uw vennootschap (benaming, KBO/btw, adres, IBAN, contactgegevens), om uw dossier aan te maken en te beheren, uw documenten uit te reiken en de Peppol-conformiteit te verzekeren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
Boekhoudstukken (facturen, tickets, ontvangstbewijzen, uittreksels) die u via WhatsApp of e-mail verstuurt, om ze te lezen, te klasseren en aan uw boekhouder te bezorgen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke boekhoudverplichtingen.
Berichten en gespreksmetadata (WhatsApp-nummer, tijdstempels), om de dienst te laten werken en de uitwisselingen te beveiligen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging).

We verkopen geen enkele data. We gebruiken uw documenten niet om artificiële-intelligentiemodellen te trainen. Uw stukken zijn enkel zichtbaar voor u en uw boekhouder; elke vennootschap is strikt afgeschermd.

Onze verwerkers

Om te werken steunt Factmate op zorgvuldig gekozen technische dienstverleners, gebonden door GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten (DPA):

Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business)

Conversatiekanaal: ontvangst van uw foto's, pdf's en berichten, verzending van de bevestigingen.

Hébergement : Irlande (UE)

Mailgun. Sinch

Ontvangst van de facturen verstuurd naar uw eigen e-mailadres (universele inbox).

Hébergement : Région Europe (UE)

Supabase

Databank: dossiers, vennootschappen, boekhoudstukken en dagboeken.

Hébergement : Londres, Royaume-Uni (décision d'adéquation UE)

Anthropic

Automatische lezing van de documenten (extractie van bedragen, btw en boekhoudkundige classificatie).

Hébergement : États-Unis (clauses contractuelles types)

Google (Drive)

Archivering van uw stukken in uw eigen documentruimte.

Hébergement : UE / États-Unis (EU-US Data Privacy Framework)

n8n Cloud

Orkestratie van de verwerkingen (routering van de documenten tussen de diensten).

Hébergement : Francfort, Allemagne (UE)

Netlify

Hosting van deze website.

Hébergement : États-Unis / CDN mondial (EU-US Data Privacy Framework)

Doorgiften buiten de Europese Unie steunen op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op de modelcontractbepalingen (SCC).

Bewaartermijnen

Boekhoudstukken worden bewaard tijdens de duur van uw abonnement, en daarna volgens de Belgische wettelijke termijnen voor boekhouddocumenten (in principe 10 jaar vanaf het betrokken boekjaar) wanneer de wet dat vereist. Bij afsluiting van uw dossier worden gegevens zonder wettelijke bewaarplicht binnen 30 dagen verwijderd.

Uw rechten

Conform de GDPR beschikt u over de rechten op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar met betrekking tot uw persoonsgegevens. Schrijf naar admin@factmateai.com wij antwoorden binnen 30 dagen. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).