Uw gegevens, onze spelregels.

Verwerkingsverantwoordelijke

De dienst Factmate wordt uitgegeven door FLS Windows SRL, vennootschap naar Belgisch recht (KBO 0507.983.456), Jauchelette, België. Voor elke vraag over uw gegevens: admin@factmateai.com.

Wat we verwerken, en waarom

• Identificatiegegevens van uw vennootschap (benaming, KBO/btw, adres, IBAN, contactgegevens), om uw dossier aan te maken en te beheren, uw documenten uit te reiken en de Peppol-conformiteit te verzekeren. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Boekhoudstukken (facturen, tickets, ontvangstbewijzen, uittreksels) die u via WhatsApp of e-mail verstuurt, om ze te lezen, te klasseren en aan uw boekhouder te bezorgen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke boekhoudverplichtingen.
• Berichten en gespreksmetadata (WhatsApp-nummer, tijdstempels), om de dienst te laten werken en de uitwisselingen te beveiligen. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging).

We verkopen geen enkele data. We gebruiken uw documenten niet om artificiële-intelligentiemodellen te trainen. Uw stukken zijn enkel zichtbaar voor u en uw boekhouder; elke vennootschap is strikt afgeschermd.

Formulieren op Facebook en Instagram

Wanneer u onze gratis gids aanvraagt via een formulier op Facebook of Instagram, is Factmate (FLS Windows SRL) verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die u daar invult. Wij ontvangen uw voornaam, uw e-mailadres en uw antwoord op de vraag « Votre situation » (uw situatie). Wij gebruiken ze om u de gids en de reeks tips per e-mail te sturen, en voor niets anders. Deze verwerking steunt op uw toestemming, die u geeft door het vakje in het formulier aan te vinken. Wij bewaren deze gegevens tot u zich uitschrijft, en uiterlijk drie jaar na ons laatste contact. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, via de uitschrijflink in elke e-mail of door te schrijven naar admin@factmateai.com.

Onze verwerkers

Om te werken steunt Factmate op zorgvuldig gekozen technische dienstverleners, gebonden door GDPR-conforme verwerkersovereenkomsten (DPA):

Doorgiften buiten de Europese Unie steunen op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op de modelcontractbepalingen (SCC).

Bewaartermijnen

Boekhoudstukken worden bewaard tijdens de duur van uw abonnement, en daarna volgens de Belgische wettelijke termijnen voor boekhouddocumenten (in principe 10 jaar vanaf het betrokken boekjaar) wanneer de wet dat vereist. Bij afsluiting van uw dossier worden gegevens zonder wettelijke bewaarplicht binnen 30 dagen verwijderd.

Uw rechten

Conform de GDPR beschikt u over de rechten op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar met betrekking tot uw persoonsgegevens. Schrijf naar admin@factmateai.com wij antwoorden binnen 30 dagen. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Formulieren op de site en e-mails met tips

Wanneer u de gids aanvraagt of u kandidaat stelt voor de piloot, gebruiken we uw voornaam, uw e-mailadres en de ingevulde gegevens om op uw vraag te antwoorden. Rechtsgrond: stappen op uw verzoek vóór een eventuele overeenkomst.

E-mails met tips ontvangt u alleen als u daar uitdrukkelijk voor gekozen hebt. Rechtsgrond: uw toestemming, waarvan we de datum en de tekst als bewijs bewaren. Elk bericht bevat een uitschrijflink die meteen werkt. Via dezelfde pagina kunt u zich opnieuw inschrijven. We bewaren deze gegevens tot u zich uitschrijft, en uiterlijk drie jaar na ons laatste contact.

Cookies en diensten op de site

Deze site plaatst geen reclamecookies zonder uw toestemming. Met uw toestemming meet de Meta-pixel het effect van onze advertenties. De bezoekersmeting gebeurt met Plausible (Europese Unie), zonder cookies en zonder persoonsgegevens. De formulieren zijn tegen robots beschermd met Cloudflare Turnstile. De afsprakenagenda van Cal.com wordt alleen geladen met uw toestemming. Onze e-mails vertrekken vanuit een mailbox bij OVH (Frankrijk). Alle details en uw keuzes vindt u op de pagina Cookies.