De ontbrekende stukken
Rappels naar de klant, heen-en-weer per e-mail, stukken die daags voor de btw-deadline binnenkomen.
Partnerprogramma boekhoudkantoren · België
Dossiers die proper binnenkomen.
Eindelijk.
Factmate is de voorbereidende eerstelijn van uw kmo-klanten, rechtstreeks in WhatsApp. Het capteert, klasseert en vervolledigt hun stukken, tickets, onkostennota's, buitenlandse facturen, alles wat Peppol niet vervoert, en levert vervolgens een dossier klaar om te verwerken in uw tools. Uw dossierbeheerders stoppen met achter tickets aan te hollen.
We bekijken samen een van uw dossiers en tellen de ontbrekende stukken. U kiest het moment.
Gratis voor uw kantoor, voor altijd: uw kmo-klanten nemen het abonnement, vanaf 39 € excl. btw/maand per vennootschap, partnertarief, 10 € minder dan de publieke prijs op elke formule. We starten met 2 dossiers naar keuze, uw dossierbeheerders oordelen op een echte afsluiting.
👆 Doe de test: druk op ▶ in de telefoon, het gesprek speelt zich voor uw ogen af.
0 interactie afgespeeld, daar, voor uw ogen.
9:41
Factmateonline
Vandaag
👋 Stuur me een stuk: foto, spraakbericht of pdf. Ik doe de rest.
Druk op ▶ om te versturen…
De pijn
De tijd die uw teams verliezen, kent u maar al te goed.
Elke afsluiting dezelfde remmen, op bijna elk kmo-dossier:
Wat Peppol niet ziet
Restauranttickets, brandstof, ontvangstbewijzen, buitenlandse facturen, onlineaankopen: alles wat niet in het netwerk zit, blijft manueel te verzamelen.
Het sorteren & klasseren
Onleesbare foto's, dubbels, stukken zonder context: beheerderstijd opgebruikt nog vóór de echte boekhouding begint.
De vraag die men ons stelt
« We hebben al Peppol. » Perfect, houd het.
Peppol vervoert de gestructureerde Belgische facturen, van aangesloten onderneming naar aangesloten onderneming. Dat is een deel van het dossier, niet het dossier. Al de rest blijft in bulk binnenkomen, en precies dat capteert Factmate.
Wat Peppol dekt
- →De gestructureerde Belgische B2B-facturen, tussen op het netwerk aangesloten ondernemingen.
- →Die komen al bij u binnen: Factmate raakt er niet aan en maakt geen dubbels.
Wat er nog naast valt
- →De buitenlandse facturen : Amerikaanse SaaS, niet-aangesloten EU-leveranciers, marketplaces, omgerekende deviezen, verlegde btw toegepast.
- →Tickets en ontvangstbewijzen: restaurant, brandstof, parking, er is niet eens een factuur.
- →Abonnementen die per e-mail binnenvallen, onkostennota's, debeten zonder bewijsstuk.
Peppol regelde het gestructureerde deel. Factmate capteert al de rest en levert het geheel in hetzelfde dossier.
De knoop van het probleem
De bankafpunting, eindelijk aangepakt bij de bron.
U weet het beter dan wij: hoe meer tijd er verstrijkt tussen een uitgave en haar bewijsstuk, hoe meer het stuk verdampt en hoe onmogelijker de afpunting wordt. Factmate pakt het probleem langs twee kanten aan.
Vroeg capteren
De uitgave komt er warm in.
Foto van het ticket bij het buitengaan van het restaurant, schermafbeelding van de betaling, doorgestuurde e-mail: het stuk wordt gecapteerd binnen de minuten na de uitgave, niet drie weken later, wanneer niemand het zich nog herinnert.
Afpunten
De bewegingen geconfronteerd met de stukken.
Via een eenvoudige schermafbeelding van een uittreksel of via de CodaBox-stroom wordt elke bankbeweging geconfronteerd met de stukken van het dossier, gestructureerde mededeling, bedrag, datum. Wat matcht wordt geklasseerd, wat ontbreekt wordt geïdentificeerd.
Rappelleren
Uw klant wordt wekelijks gerappelleerd.
Elke week vertrekt de lijst van bewegingen zonder bewijsstuk naar de WhatsApp van uw klant. Het zoekwerk start bij hem, niet bij uw dossierbeheerders, en terwijl de uitgave nog vers in zijn geheugen zit.
Resultaat: wachtrekeningen die leeglopen, afsluitingen die geen maanden meer aanslepen.
De aanlevering
Wat Factmate levert aan uw dossierbeheerders.
De klant stuurt alles via WhatsApp (foto, pdf, spraak) of stuurt zijn e-mails door. Factmate doet de rest:
Stukken gecapteerd & gelezen
OCR op foto's, pdf's, tickets, spraakberichten. Bedragen excl. btw / btw / incl. btw geëxtraheerd.
Geklasseerd volgens het rekeningstelsel
Classificatie volgens het Belgische rekeningstelsel vanaf de capture, herkenning van terugkerende leveranciers.
Nul dubbels
Deterministische deduplicatie op signatuur: een stuk komt er maar één keer in.
Ontbrekende stukken opgespoord
Debeten zonder factuur gedetecteerd; Factmate vindt het stuk terug of rappelleert de leverancier van de klant, automatisch.
Uw echte stukken, nooit verzonnen
Factmate geeft de documenten van de klant weer. Het genereert niets in zijn plaats.
Klaar voor Peppol 2026
Conforme uitgaande documenten (UBL BIS 3.0), wettelijke nummering gerespecteerd.
Rechtstreekse aanlevering in uw tools:
ClearFacts
Horus
Yuki
Exact Online
WinBooks
Billit
Het circuit
Hoe het werkt, aan kantoorzijde.
Niets te installeren, noch voor u, noch voor de klant.
01
De klant stuurt
Foto, pdf of spraakbericht in WhatsApp. Of doorgestuurde e-mail. Nul apps, nul logins.
02
Factmate bereidt voor
Lezing, classificatie volgens het rekeningstelsel, deduplicatie, jacht op ontbrekende stukken.
03
Uw dossierbeheerder ontvangt
Een proper en volledig dossier, geleverd in uw software, klaar om te valideren.
Het rapport
Wat uw dossierbeheerder ontvangt, becijferd.
Simulatie van een maandelijks voorbereidingsrapport, zoals geleverd bij de afsluiting van een dossier:
Voorbereidingsrapport, juni 2026
Dossier: Le Comptoir des Saveurs SRL (demo)
0
stukken ontvangen
0
automatisch geklasseerd
0
dubbel
0
ontbrekende stukken gerecupereerd
Verdeling rekeningstelsel
60400018
Aankopen handelsgoederen
6150009
Restaurantkosten
6124007
Brandstoffen en smeermiddelen
6135006
Softwareabonnementen
6100005
Huur en huurlasten
61xxxx2
Overige diensten en diverse goederen
waarvan 6 buitenlandse facturen buiten het Peppol-netwerk, deviezen omgerekend, verlegde btw toegepast ✓
Ontbrekende stukken
Kaartdebet 129,00 € zonder bewijsstuk → factuur automatisch teruggevonden in de mailbox van de klant.
Leverancier zonder uitgereikte factuur → rappel automatisch verstuurd, duplicaat ontvangen en geklasseerd.
Rechtstreeks geleverd in uw software: ClearFacts · Horus · Yuki · Exact Online · WinBooks · Billit. Demonstratiecijfers.
Het product
Een stroom die zichzelf opruimt, doorlopend.
Elk verstuurd stuk vindt zijn plaats in het dossier, gelezen, geklasseerd, gededupliceerd. Precies dat ontvangen uw dossierbeheerders: orde, geen sorteerwerk.
Aan klantzijde
Ontdek wat uw klanten beleven.
De Factmate-pagina toont de exacte ervaring van uw kmo-klanten: de WhatsApp-capture, de controletoren van de bedrijfsleider, de Peppol-facturatie en de prijzen. De beste manier om de tool te beoordelen die uw dossiers zullen gebruiken.
Het programma
Word stichtend partnerkantoor.
We openen het programma voor enkele Belgische kantoren, niet meer. Concreet:
- →Gratis voor uw kantoor, voor altijd: geen licentie, geen kantoorabonnement, geen limiet op dossierbeheerders of dossiers. Factmate verdient bij uw kmo-klanten, vanaf 39 € excl. btw/maand per vennootschap (partnertarief), zonder verbintenis.
- →Rechtstreekse lijn met de oprichter: uw feedback vormt de tool, het aanlevercircuit past zich aan UW dagboeken en UW kantoorgewoontes aan.
- →Piloot van 4 weken, zonder contract: u kiest 2 à 3 kmo-klanten, wij rusten ze samen met hen uit, ongeveer 30 facturen volstaan om te oordelen. Uw dossierbeheerders beslissen op een echte afsluiting, en u stopt wanneer u wilt. Uw kantoor is het voertuig, uw klant is de bestemming.
Kandidaat voor de piloot
Vier weken, geen enkele verbintenis. Ik bel u terug binnen 24 werkuren om de dossiers af te bakenen.
Charles Barumbi
Oprichter, Factmate · admin@factmateai.com
48 ontbrekende stukken geïdentificeerd in de testgroep
De modaliteiten van het programma (aanbeveling, co-marketing) worden opgebouwd met de eerste partnerkantoren.
Twintig minuten videogesprek
We bekijken samen een van uw dossiers en tellen de ontbrekende stukken.
U kiest het moment.
Liever schrijven ? admin@factmateai.com