Aftrekbare kosten in een Belgische vennootschap: wat kan, wat niet (2026)

« Is dat aftrekbaar? », de favoriete vraag van elke Belgische bedrijfsleider. Het antwoord heeft twee verdiepingen: de algemene regel van artikel 49 WIB, en een reeks specifieke beperkingen. Plus één transversale voorwaarde die iedereen onderschat: het bewijsstuk.

De basisregel: artikel 49

Een kost is aftrekbaar als hij gemaakt is om beroepsinkomsten te verkrijgen of te behouden, als hij reëel is, en als het bedrag verantwoord is met bewijskrachtige stukken. Drie cumulatieve voorwaarden, en bij controle loopt het bijna altijd mis op de derde: de uitgave bestond, maar het stuk is verdwenen.

De klassieke beperkingen

• Restaurant: 69 % aftrekbaar; btw in principe niet recupereerbaar.
• Receptiekosten: 50 % aftrekbaar.
• Relatiegeschenken: 50 % (btw recupereerbaar onder voorwaarden indien minder dan 50 € excl. btw per jaar en per relatie).
• Boetes: 0 %, nooit aftrekbaar.
• Niet-specifieke kledij: 0 %, zelfs uitsluitend op het werk gedragen.
• Factuursoftware e-invoicing: 120 % voor kleine vennootschappen en zelfstandigen (belastbare tijdperken 2024-2027).

Wagens: de grote omslag van 2026

De fiscale vergroening heeft alles veranderd, en de besteldatum telt, niet de levering. Wagens op fossiele brandstof besteld vanaf 1 januari 2026 zijn helemaal niet meer aftrekbaar, brandstof inbegrepen. Bestellingen tussen juli 2023 en eind 2025 behouden de CO2-formule, maar geplafonneerd: maximaal 50 % in 2026, 25 % in 2027, 0 % vanaf 2028. Alleen bestellingen van vóór juli 2023 behouden de formule onverkort. Elektrische wagens blijven 100 % aftrekbaar voor bestellingen vóór 2027 (95 % in 2027, daarna degressief). Praktische conclusie: besteldatum en motorisatie wegen nu zwaarder dan de prijs.

De vergeten voorwaarde: het stuk

Aftrekbaarheid wordt zelden beslist op het principe, ze wordt beslist op het bewijs. Een tankbeurt zonder ticket, een restaurant zonder btw-bonnetje, een SaaS-abonnement zonder factuur: allemaal reële kosten die verworpen worden bij gebrek aan bewijsstuk. De reflex die alles verandert: elk stuk fotograferen op het moment dat het bestaat. Precies dat industrialiseert Factmate, één WhatsApp-foto, en het stuk is geklasseerd volgens het Belgische rekeningstelsel, klaar voor uw boekhouder.

Veelgestelde vragen

Is een restaurant met een klant aftrekbaar?

Ja, voor 69 % in de belastingen (de btw op restaurantkosten is in principe niet aftrekbaar). Voorwaarde: het professionele karakter moet aantoonbaar zijn, noteer met wie en waarom, en houd vooral het ticket bij.

Is mijn bedrijfswagen nog aftrekbaar in 2026?

Dat hangt af van de motorisatie en de besteldatum. Wagens op fossiele brandstof besteld vanaf 2026 zijn niet meer aftrekbaar; bestellingen tussen juli 2023 en eind 2025 zijn geplafonneerd op 50 % in 2026, 25 % in 2027, 0 % vanaf 2028; elektrische wagens blijven 100 % voor bestellingen vóór 2027, daarna degressief.

Kan ik mijn werkkledij aftrekken?

Alleen specifieke beroepskledij (veiligheid, opgelegd uniform). Het kostuum, zelfs uitsluitend op kantoor gedragen, is uitdrukkelijk uitgesloten.

Wat als ik een kost aftrek zonder bewijsstuk?

Bij controle wordt de kost verworpen: hij wordt bij de belastbare winst gevoegd, met mogelijke boetes en verhogingen. De gouden regel: geen stuk, geen aftrek.

Zijn kosten betaald met mijn privékaart verloren?

Nee. Een professionele uitgave privé betaald kan via onkostennota door de vennootschap terugbetaald worden, mét het bewijsstuk. Wat verloren is, is het ticket dat u niet meer terugvindt.