Amazon, Google, Meta, SaaS: btw terugvorderen op uw onlineaankopen

Meta-advertenties, Google-licenties, AWS-hosting, Amazon-aankopen, SaaS-abonnementen: een groeiend deel van de uitgaven van een Belgische kmo loopt via buitenlandse platformen. En een verrassend deel van de bijhorende btw wordt nooit gerecupereerd, niet omdat het onmogelijk is, maar omdat de factuur nooit het boekhouddossier bereikt.

Drie scenario's, drie behandelingen

• EU-leverancier met uw btw-nummer (Google, Meta, de meeste SaaS): factuur zonder btw met verlegging, u geeft de btw aan en trekt ze af in dezelfde aangifte. Neutraal… als de factuur er is.
• Leverancier die Belgische btw aanrekent (Amazon naargelang verkoper/magazijn): 21 % recupereerbaar via uw aangifte, op basis van een conforme factuur.
• Leverancier buiten de EU: naargelang de dienst eveneens verlegging, zelfde documentaire vereiste.

Het echte probleem: de factuur die slaapt in een portaal

Deze platformen mailen de factuur niet altijd: ze wacht in een « Billing »-ruimte die niemand opent. Typisch resultaat op een jaar, voor een kmo met 300 € maandelijkse abonnementen: meer dan 750 € btw in het spel, en een wachtrekening die aandikt bij elke kaartbetaling zonder stuk.

Het propere circuit in de praktijk

• Registreer uw btw-nummer op elk platform (Amazon Business, Google Payments, Meta Business…), dat activeert facturatie met verlegging of conforme vermeldingen.
• Centraliseer de recuperatie: een maandelijkse ronde langs de portalen, of automatische doorzending van per e-mail ontvangen facturen.
• Capteer onmiddellijk wat doorlopend binnenkomt: de pdf-factuur van vandaag wordt vandaag doorgestuurd, tien seconden in WhatsApp met Factmate, en ze is geklasseerd, afgepunt met de kaartbetaling, geleverd aan de boekhouder.

Online-btw is geen ingewikkeld fiscaal onderwerp: het is documentaire logistiek. Wie de stukkenstroom beheerst, recupereert alles; wie op zijn geheugen rekent, geeft 21 % prijs bij elke vergetelheid.

Veelgestelde vragen

Waarom staat er geen btw op mijn Google/Meta-factuur?

Omdat ze vanuit Ierland wordt uitgereikt met verlegging van heffing: gaf u uw Belgisch btw-nummer op, dan komt de factuur zonder btw en verlegt u ze zelf in uw aangifte. Geen btw betaald, geen btw verloren, maar de factuur moet in het dossier zitten.

Hoe recupereer ik btw op een Amazon-aankoop?

Controleer eerst of u een Amazon Business-account hebt met uw btw-nummer. Afhankelijk van verkoper en magazijn draagt de factuur Belgische btw (recupereerbaar via de aangifte) of wordt ze met verlegging uitgereikt. Zonder conforme factuur is niets recupereerbaar: het kaartoverzicht volstaat nooit.

Kan het bankuittreksel als bewijsstuk dienen?

Nee. Het bewijst de betaling, niet de aard van de uitgave of de btw. Om af te trekken hebt u een factuur nodig met de wettelijke vermeldingen: identiteiten, btw-nummers, detail, tarief en btw-bedrag.

Waar vind ik de facturen van mijn SaaS-abonnementen?

Bijna altijd in een facturatieportaal dat u manueel moet openen (Billing, Invoices). Dat is de zwakke schakel: niemand keert er elke maand naar terug. Automatiseer de recuperatie of doe ze op vaste datum.

Wat riskeer ik bij een foute verlegging?

Een regularisatie bij controle: opgeëiste btw, proportionele boetes en interesten. Slecht aangegeven intracommunautaire aankopen zijn een klassieker van de btw-controle.