Nieuwe btw-ketting: vervangende aangifte, provisierekening, boetes, de handleiding 2026

Terwijl iedereen naar Peppol keek, veranderde de btw-administratie stilletjes de spelregels. De « nieuwe btw-ketting », in fasen uitgerold sinds januari 2025 en op 1 mei 2026 vervolledigd met de provisierekening, verstrakt termijnen en sancties, en schaft de toleranties af die laatkomers redden.

Het grote principe: de fiscus wacht niet meer

• Vervangende aangifte: geen aangifte binnen de 3 maanden? De administratie stelt er één op in uw plaats, op basis van uw hoogste verschuldigde btw van de laatste 12 maanden, minimum 2.100 €. Eén maand om te reageren, daarna definitief (enkel nog administratief beroep of rechtbank).
• Vragen om inlichtingen: antwoord binnen de maand, 10 dagen bij terugbetalingscontrole. Stilte = terugbetaling geschorst.
• Geautomatiseerde boetes: 100 €/maand vertraging bij indiening (max 500 €), 5 tot 15 % bij niet-betaling. Administratieve toleranties en « fiscale vakantie »: afgeschaft.
• Beperkte correctie: geen corrigerende aangifte meer na de deadline, materiële fouten worden rechtgezet in de volgende aangifte.

De provisierekening: uw btw in MyMinfin

Sinds 1 mei 2026 heeft de btw-rekening-courant definitief plaatsgemaakt voor de provisierekening. Uw niet-opgevraagde btw-tegoeden worden ernaar overgeboekt (einde van de 2e maand na de periode voor maandaangevers, van de 3e voor kwartaalaangevers) en worden online beheerd: terugbetaling op verzoek van het bedrag van uw keuze, of aanhouden als provisie. Klein cadeau onderweg: kwartaalaangevers dienen in en betalen voortaan tegen de 25e in plaats van de 20e; maandaangevers blijven op de 20e.

Wat dit betekent voor uw organisatie

Deze hervorming bestraft één gedrag: het onvolledige dossier dat de aangifte vertraagt. Een btw-aangifte is snel ingediend wanneer alle stukken al bij de boekhouder zitten, en dat is precies de rol van Factmate: elk ticket, elke factuur gefotografeerd in WhatsApp vertrekt geklasseerd naar uw kantoor, doorheen de maand. De 20e (of 25e) is geen sprint meer.

Veelgestelde vragen

Wat is de vervangende aangifte?

Dient u uw btw-aangifte niet in binnen de 3 maanden na de periode, dan stelt de administratie er zelf één op, gebaseerd op de hoogste verschuldigde btw van uw laatste 12 maanden, met een minimum van 2.100 €. U hebt één maand om te reageren door de echte aangifte in te dienen; daarna wordt ze definitief.

Welke antwoordtermijnen gelden tegenover de btw-administratie?

Eén maand om te antwoorden op een vraag om inlichtingen, verkort tot 10 dagen bij controle van een terug te betalen btw-tegoed of als de rechten van de Schatkist in gevaar zijn. Niet tijdig antwoorden schorst de lopende terugbetaling.

Wat is de btw-provisierekening?

De vervanger van de btw-rekening-courant, actief sinds 1 mei 2026. Niet-terugbetaalde btw-tegoeden worden ernaar overgeboekt en beheerd via MyMinfin: raadplegen, volledige of gedeeltelijke terugbetaling op verzoek, of aanhouden als provisie voor volgende aangiften.

Welke boetes bij laattijdigheid?

Laattijdige indiening: 100 € per maand vertraging, geplafonneerd op 500 €. Niet-betaling: proportionele boete van 5, 10 of 15 % naargelang de situatie. De administratieve toleranties van vroeger, inclusief de « fiscale vakantie », zijn afgeschaft.

Kregen kwartaalaangevers meer tijd?

Ja: indiening en betaling verschuiven naar de 25e van de maand na het kwartaal (in plaats van de 20e). Voor maandaangevers verandert niets: de 20e blijft de referentie.