Elektronische facturatie verplicht in België: wat er in 2026 veranderd is

Sinds 1 januari 2026 volstaat het versturen van een pdf per e-mail niet meer tussen Belgische ondernemingen. De wet legt de gestructureerde elektronische factuur op: een genormaliseerd bestand dat van machine tot machine wordt uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Voor veel bedrijfsleiders kwam de verplichting sneller dan de voorbereiding.

Wie is betrokken?

De verplichting geldt voor transacties tussen btw-plichtigen gevestigd in België (B2B). Concreet: factureert u een andere Belgische onderneming, dan moet uw factuur gestructureerd via Peppol vertrekken, en moet u die van uw leveranciers via hetzelfde kanaal kunnen ontvangen. Facturen aan particulieren vallen erbuiten.

Wat « gestructureerd » betekent

Een gestructureerde factuur is geen pdf: het is een XML-bestand in UBL-formaat (Peppol BIS-norm) waarin elk gegeven, bedragen, btw-tarieven, ondernemingsnummer, vervaldag, een precies veld heeft, leesbaar door boekhoudsoftware zonder herinvoer. Dat maakt automatisering van begin tot einde mogelijk… en maakt het ook onmogelijk om zo'n bestand met de hand te maken.

De wettelijke kalender in één oogopslag

• Sinds 1 januari 2026: elke factuur tussen Belgische btw-plichtigen (B2B) moet gestructureerd via Peppol worden verstuurd en ontvangen, opgelegd door de wet van 6 februari 2024.
• 2024-2027: periode van de fiscale incentives (verhoogde aftrek van 120 % voor abonnementen op factuursoftware voor kleine ondernemingen en zelfstandigen).
• Horizon 2028: e-reporting in bijna-realtime, de factuurgegevens stromen automatisch door naar de administratie.

De referentieteksten en officiële updates staan op efacture.belgium.be.

Sancties: wat u concreet riskeert

De wetgever voorziet progressieve administratieve boetes voor ondernemingen die niet over de technische middelen beschikken om gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen: 1.500 € bij de eerste inbreuk, 3.000 € bij de tweede, 5.000 € vanaf de derde, met drie maanden tussen twee vaststellingen.

Maar de echte sanctie is vaak commercieel: uw klanten hebben hun boekhouding rond Peppol georganiseerd. Een factuur die niet via het netwerk binnenkomt, wordt bij hen manueel heringevoerd, later betaald en vaker betwist. In orde zijn is ook sneller betaald worden.

De btw, blinde vlek van de digitale overstap

Veel bedrijfsleiders denken dat « Peppol-conform » zijn hun boekhouding regelt. In werkelijkheid is de verkoopfactuur maar de helft van het dossier. De aftrekbare btw speelt zich af aan de aankoopzijde: brandstoftickets, restaurantbonnen, onlineaankopen, buitenlandse leveranciers buiten Peppol. Elk verloren stuk is 21 % niet-gerecupereerde btw en een verworpen kost bij controle.

Vandaar het belang van één circuit: de verkoopfacturen vertrekken via Peppol in het wettelijke formaat, en al de rest, foto's van tickets, pdf's, leveranciersmails, wordt gecapteerd op het moment dat het verschijnt, vóór het verloren gaat.

Veelgestelde vragen

Geldt de verplichting ook voor zelfstandigen?

Ja. De verplichting geldt voor alle btw-plichtigen gevestigd in België die factureren aan andere btw-plichtigen, ongeacht de grootte: vennootschappen én eenmanszaken. Alleen facturen aan particulieren (B2C) en bepaalde vrijgestelde handelingen vallen erbuiten.

Mag ik nog een pdf per e-mail sturen naar professionele klanten?

De pdf mag de factuur begeleiden, maar heeft geen wettelijke waarde meer tussen Belgische ondernemingen: alleen het gestructureerde bestand via Peppol telt. Bij een controle is het gestructureerde formaat doorslaggevend.

Welke sancties riskeer ik?

De administratie voorziet een boete van 1.500 € bij een eerste vastgestelde inbreuk, 3.000 € bij een tweede en 5.000 € voor de volgende, met drie maanden tussen de vaststellingen. Daarbovenop komt het commerciële risico: klanten verwachten Peppol-facturen om hun eigen boekhouding te automatiseren.

Is er een fiscaal voordeel om in orde te komen?

Ja. Kleine ondernemingen en zelfstandigen genieten een verhoogde kostenaftrek van 120 % voor abonnementen op factuursoftware met e-invoicing, van toepassing op de belastbare tijdperken 2024 tot 2027.

Wat gebeurt er na 2026?

De volgende stap is al aangekondigd: e-reporting in bijna-realtime naar de fiscus, gepland rond 2028. Wie nu een propere flow opzet, is er twee keer mee geholpen.