Wat is Peppol? Het netwerk uitgelegd voor kmo-bedrijfsleiders

Peppol is geen software die u installeert, maar een netwerk: een genormaliseerde infrastructuur waarlangs facturen van machine tot machine reizen. Sinds België het voor B2B-facturen verplicht maakte, is het de ruggengraat van elke Belgische boekhouding geworden.

Een netwerk, geen programma

Vergelijk het met het bankennetwerk: u vraagt zich niet af hoe een overschrijving tussen twee banken circuleert, ze komt aan, punt. Peppol doet hetzelfde voor commerciële documenten: uw factuursoftware geeft het bestand af, het netwerk bezorgt het gegarandeerd bij de bestemmeling.

Hoe het werkt: het vier-hoeken-model

Een Peppol-factuur gaat nooit rechtstreeks van uw computer naar die van uw klant. Ze volgt vier stappen: u (hoek 1) geeft ze af aan uw access point (hoek 2), dat ze doorstuurt naar het access point van uw klant (hoek 3), dat ze aflevert in zijn software (hoek 4). Elk access point is gecertificeerd, elke uitwisseling geauthenticeerd en getraceerd.

Registreren in de praktijk, in 3 stappen

• Controleer uw aanwezigheid in de Peppol Directory met uw KBO-nummer: veel ondernemingen zijn al geregistreerd zonder het te weten, via hun boekhoudsoftware.
• Kies een verzendkanaal: Belgische factuursoftware met ingebouwd access point, of een onafhankelijk gecertificeerd access point.
• Verwittig uw boekhouder: ontvangt die uw aankopen al via ClearFacts, Horus, Yuki of Exact, dan schuiven de Peppol-facturen in dezelfde flow.

De officiële lijst van gecertificeerde access points wordt bijgehouden door OpenPeppol; de Belgische informatie staat gecentraliseerd op efacture.belgium.be.

Wat Peppol nooit voor u zal doen

Peppol vervoert gestructureerde facturen tussen aangesloten ondernemingen. Het ziet nooit het parkeerticket, de restaurantbon met uw klant, de AWS-factuur uit Ierland of de Amazon-aankoop met de kaart. Die « schaduwboekhouding » is vaak de helft van de stukken van een dossier, en de volledige bron van de rappels van uw boekhouder.

Een compleet systeem combineert dus beide: Peppol voor de Belgische B2B-verkopen, en een eenvoudig captatiekanaal (een WhatsApp-foto bijvoorbeeld) voor al de rest.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn onderneming al op Peppol geregistreerd is?

Zoek uw ondernemingsnummer (KBO) op in de publieke Peppol Directory. Staat uw nummer er met een actief access point, dan kunt u facturen via het netwerk ontvangen. Zo niet, dan activeert uw factuursoftware of uw boekhouder de registratie in enkele minuten.

Wat kost Peppol?

Het netwerk zelf is open infrastructuur: u betaalt geen « Peppol », u betaalt een access point. In de meeste Belgische factuurpakketten zit verzending en ontvangst via Peppol in het abonnement of kost het enkele centen per document.

Kan ik me op Peppol registreren zonder factuursoftware?

Technisch wel, via een onafhankelijk gecertificeerd access point, maar in de praktijk is software die het UBL BIS-formaat genereert en meteen verstuurt de eenvoudigste weg: een gestructureerd bestand maak je niet met de hand.

Werkt Peppol met het buitenland?

Ja, dat is zelfs de oorsprong: Peppol is een internationaal netwerk, gebruikt in een dertigtal landen. Maar let op: niet al uw buitenlandse leveranciers gebruiken het; hun facturen blijven per e-mail binnenkomen.

Wie mag access point zijn?

Alleen operatoren gecertificeerd door OpenPeppol, de organisatie die het netwerk bestuurt. Dat garandeert dat elk document geauthenticeerd, integer en bij de juiste bestemmeling afgeleverd wordt, waar een e-mail verloren, onderschept of vervalst kan worden.