ClearFacts, Horus, Yuki, Exact: zo ontvangt uw boekhouder uw documenten

Achter elke Belgische fiduciaire draait een verzamelplatform. ClearFacts, Horus, Yuki of Exact: de merken verschillen, de mechaniek is dezelfde, en de zwakke schakel ook.

De 4 platformen van de Belgische kantoren, in de praktijk

• ClearFactssterk verspreid in Vlaanderen en Brussel; mailbox per dossier, validatie van verkopen/aankopen, gekoppeld aan de grote kantoorsoftware.
• Horussterk aan Franstalige kant; verzameling, OCR en boekingen in één omgeving.
• Yukivolledig cloudplatform van Nederlandse origine; het dossier leeft online, de bedrijfsleider heeft zijn portaal.
• Exacthet historische ecosysteem; de verzameling voedt Exact Online, zeer geïntegreerd voor uitgeruste kantoren.

Vier merken, één mechaniek: elk klantendossier krijgt een uniek aanleveradres, en alles wat erin komt wordt herkend, voorgeboekt en door de boekhouder gevalideerd. De kwaliteit van het dossier hangt dus af van één variabele: wat er in de bus komt.

De 5 klassieke lekken in het circuit

• Het papieren ticket dat nooit gescand wordt (parking, restaurant, brandstof), na enkele weken uitgewist als het thermisch is.
• De af te halen factuur op een leveranciersportaal (telecom, energie, SaaS) waar niemand naartoe gaat.
• De buitenlandse leverancier buiten Peppol wiens factuur in een persoonlijke mailbox slaapt.
• De kaartaankoop zonder opgevraagde factuur, het bankuittreksel volstaat niet als bewijsstuk.
• De vergeten doorzending: het stuk is goed ontvangen… in de verkeerde mailbox.

De aanvoer automatiseren zonder iets te veranderen bij de boekhouder

Het goede nieuws: die toegewezen mailboxen aanvaarden stukken uit eender welke bron. Het volstaat dus een verzamelaar stroomopwaarts te plaatsen. Met Factmate fotografeert of stuurt de bedrijfsleider elk stuk door in WhatsApp op het moment dat het verschijnt; het stuk wordt gelezen, geklasseerd volgens het Belgische rekeningstelsel en automatisch gedeponeerd in de ClearFacts-, Horus-, Yuki- of Exact-bus van het kantoor. De boekhouder verandert niets aan zijn tools, hij ontvangt gewoon een volledig dossier.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen ClearFacts, Horus, Yuki en Exact?

Het zijn de vier meest verspreide verzamelplatformen bij Belgische boekhoudkantoren. Het principe is identiek, een uniek e-mailadres per dossier, OCR-herkenning, aflevering in de boekhoudsoftware, maar elk kantoor heeft zijn ecosysteem. Uw boekhouder kiest; u moet vooral de bus voeden.

Waarom komen mijn stukken niet allemaal bij mijn boekhouder terecht?

Omdat de toegewezen mailbox alleen capteert wat men ze toestuurt. Papieren tickets, facturen op een leveranciersportaal, kaartbonnen: dat alles vraagt een manueel gebaar van de bedrijfsleider. Dat gebaar sneuvelt in drukke weken, en daar ontstaan de ontbrekende stukken.

Kan ik mijn tickets via WhatsApp naar mijn boekhouder sturen?

Rechtstreeks niet: uw boekhouder gaat geen conversaties uitpluizen. Maar een pre-accounting dienst kan de tussenpersoon spelen: u fotografeert het ticket in WhatsApp, het stuk wordt gelezen, geklasseerd en automatisch in de ClearFacts-, Horus-, Yuki- of Exact-bus van het kantoor gedeponeerd, in het verwachte formaat.

Moet ik van boekhouder of software veranderen om te automatiseren?

Nee. De toegewezen mailboxen zijn net ontworpen om stukken uit eender welke bron te ontvangen. De juiste strategie is een captatiekanaal stroomopwaarts aansluiten, zonder aan de tools van het kantoor te raken.