ClearFacts, Horus, Yuki, Exact : comment votre comptable reçoit vos documents

ClearFacts, Horus, Yuki, Exact, et les autres : chaque fiduciaire a son portail. Ils diffèrent par l'interface, mais partagent une mécanique commune que peu de dirigeants connaissent, et qui est la clé de toute l'automatisation.

La mécanique commune : les boîtes dédiées

Votre dossier comptable dispose d'adresses e-mail de réception dédiées, généralement une par flux : les achats, les ventes, et le divers (notes de frais, documents bancaires, contrats…). Tout document envoyé à la bonne adresse atterrit directement dans le bon bac du logiciel de votre comptable, prêt à être traité. Envoyé à la mauvaise adresse, ou pas envoyé du tout, il devient une pièce manquante.

Pourquoi c'est puissant… et fragile

• Puissant : pas d'intégration technique à construire, un simple e-mail suffit, et ça marche avec tous les portails du marché.
• Fragile : c'est à vous de savoir quelle pièce va où, de la scanner proprement, et de penser à l'envoyer. Le tri repose sur l'humain le plus occupé de l'entreprise : vous.

L'automatiser de bout en bout

C'est exactement le maillon que Factmate prend en charge. Vous envoyez n'importe quelle pièce sur WhatsApp, photo, PDF, vocal, et Factmate la lit, détermine s'il s'agit d'un achat, d'une vente ou d'un divers, la classe selon le plan comptable, puis la livre à la bonne boîte de votre portail. Peu importe que votre comptable travaille sur ClearFacts, Horus, Yuki ou Exact : le circuit est le même, et il devient invisible.

Résultat : votre comptable reçoit un dossier propre dans l'outil qu'il utilise déjà, sans rien changer à ses habitudes. Et vous, vous n'avez plus jamais à vous demander « celle-ci, je l'envoie où ? ».

Les 4 plateformes des fiduciaires belges, en pratique

• ClearFactstrès répandu en Flandre et à Bruxelles ; boîte e-mail par dossier, validation des ventes/achats, connecté aux principaux logiciels de cabinet.
• Horusfort côté francophone ; collecte, OCR et écritures dans un même environnement, apprécié des fiduciaires wallonnes.
• Yukiplateforme cloud complète d'origine néerlandaise ; le dossier vit en ligne, le dirigeant a son portail.
• Exactl'écosystème historique ; la collecte alimente Exact Online, avec une logique très intégrée pour les cabinets équipés.

Quatre marques, une même mécanique : chaque dossier client reçoit une adresse d'ingestion unique, et tout ce qui y entre est reconnu, pré-imputé, puis validé par le comptable. La qualité du dossier dépend donc d'une seule variable : ce qui entre dans la boîte.

Les 5 fuites classiques du circuit

• Le ticket papier jamais scanné (parking, restaurant, carburant), effacé en quelques semaines s'il est thermique.
• La facture à télécharger sur un portail fournisseur (télécom, énergie, SaaS) que personne ne va chercher.
• Le fournisseur étranger hors Peppol dont la facture dort dans un e-mail personnel.
• L'achat par carte sans facture réclamée, le relevé bancaire ne suffit pas comme justificatif.
• Le transfert oublié : la pièce est bien reçue… dans la mauvaise boîte mail.

Automatiser l'amont sans rien changer chez le comptable

La bonne nouvelle : ces boîtes dédiées acceptent des pièces de n'importe quelle source. Il suffit donc de placer un collecteur en amont. Avec Factmate, le dirigeant photographie ou transfère chaque pièce dans WhatsApp au moment où elle apparaît ; la pièce est lue, classée selon le plan comptable belge, puis déposée automatiquement dans la boîte ClearFacts, Horus, Yuki ou Exact du cabinet. Le comptable ne change rien à ses outils, il reçoit simplement un dossier complet.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre ClearFacts, Horus, Yuki et Exact ?

Ce sont les quatre plateformes de collecte les plus répandues dans les fiduciaires belges. Le principe est identique, une adresse e-mail dédiée par dossier, une reconnaissance OCR, une livraison dans le logiciel comptable, mais chaque cabinet a son écosystème. C'est votre comptable qui choisit ; vous, vous devez surtout alimenter la boîte.

Pourquoi mes pièces n'arrivent-elles pas toutes chez mon comptable ?

Parce que la boîte dédiée ne capture que ce qu'on lui envoie. Les tickets papier, les factures à télécharger sur un portail fournisseur, les reçus de carte : tout cela exige un geste manuel du dirigeant. C'est ce geste qui saute les semaines chargées, et c'est là que naissent les pièces manquantes.

Puis-je envoyer mes tickets par WhatsApp à mon comptable ?

Directement, non : votre comptable ne va pas trier des conversations. Mais un service de pré-comptabilité peut jouer l'intermédiaire : vous photographiez le ticket dans WhatsApp, la pièce est lue, classée et déposée automatiquement dans la boîte ClearFacts, Horus, Yuki ou Exact du cabinet, au format attendu.

Faut-il changer de comptable ou de logiciel pour automatiser ?

Non. Les boîtes dédiées sont justement conçues pour recevoir des pièces de n'importe quelle source. La bonne stratégie consiste à brancher un canal de capture en amont, sans toucher à l'outillage du cabinet, le comptable garde ses habitudes, vous perdez les vôtres (les mauvaises).